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LAC WATCH
2020年06月23日 | ラックピープル

初めてづくしの「オンライン・インターンシップ」開催。得られた成果は?

サイバー・グリッド・ジャパン 次世代セキュリティ技術研究所の小笠原です。

新型コロナウイルスの感染拡大は企業の採用活動にも大きな影響を及ぼしています。これまで対面で行っていた面接や会社説明会に代わる、新たな採用手法を模索している企業も多いことでしょう。私たちの研究所でも、予定していたインターンシップを急きょオンラインでの開催に切り替え、緊急事態宣言が発令されていたさなかの5月の大型連休明けに、2週間にわたって行いました。

初の主催、オンラインでの実施を試みるのも初めて、しかも受け入れ側の社員全員がテレワーク状態という、実に「初めてづくし」となった今回のインターンシップ。どのような成果が得られ、課題が浮き彫りになったのか。インターンシップのオンライン化を検討する企業の皆さん向けに、私たちの取り組みの一端をご紹介します。

日程を前倒ししてまでオンライン開催に踏み切った理由

今回の参加者(以下、実習生)は、筑波技術大学(茨城県つくば市)に通う視覚障がいのある4人の学生です(4年生2人、3年生・2年生 各1人)。当初は、学校が夏休みの8、9月に行う予定でしたが、急きょ予定を前倒しし、5月のゴールデンウィーク明けに実施しました。緊急事態宣言解除のめども立っていない中で、なぜ開催を急いだのでしょうか。

尊重したのは実習生の意向です。インターンシップの開催について意見を聴いたところ、4人全員が「オンラインでもいいので就業体験をしてみたい」と希望。特に4年生の2人は、できるだけ早い段階での開催を望んでいました。

本来なら4月は就職活動のピークとも言える時期です。しかし、新型コロナウイルスの影響で企業の採用活動は全国的に中断・延期となっていました。4年生の2人は、「採用面接が延期になり、次回の開催が数カ月先になってしまった」「どの企業でも採用選考の遅れを感じている」「進路が決まるか不安」と話していて、就職活動が思うように進んでいない状況がうかがえました。こうした声を受けて、5月のオンライン開催に踏み切ったのです。

オンライン開催実現の背景に、それまでの全社的な取り組みが生きる

この決定をしたのが4月中旬です。ゴールデンウィーク明けの開催まで、準備期間は1カ月しかありません。それでも、当初は想像もしていなかったオンライン・インターンシップを短期間でスムーズに実現できたのは、全社的に取り組んできた働き方改革が進んでいたおかげでした。

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働き方改革・テレワーク関連製品

働き方改革に伴ってラックではここ数年、テレワークを強力に推進しており、社内システムやネットワーク環境、業務用ツールもテレワークを前提としたものにガラリと変わっています。私たちもテレワークでの業務の進め方に慣れてきたところでした。

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働き方改革・テレワーク関連製品

さまざまな業務スタイルを現場の判断で選択できることは、事業継続と事業計画の実現においてとても重要です。新型コロナウイルスの感染拡大を受けて政府や東京都などから外出自粛要請が出されるという前代未聞の状況下でしたが、臨機応変に対応できたのも働き方改革の成果と言えるでしょう。

セキュリティ調査とプログラム開発で実業務の一部を体感

オンライン開催になったとはいえ、実習内容は特に変えていません。用意したテーマは次の2つ。興味関心に応じ、二手に分かれて担当してもらいました。

テーマ1:サイバーセキュリティ調査実習
ネット上に公開されている情報をもとに、サイバー攻撃集団「BlackTech(ブラックテック)」について調査・分析し、結果をまとめる。
テーマ2:プログラム開発実習
ラックの研究所内で運用しているデータベースに、インターネット上に公開されている脅威情報を取り込むためのプログラムの設計・開発を行う。

いずれのテーマでも実習生は予想以上の成果を上げてくれました。調査実習では、BlackTechをテーマに研究開発に取り組む私たちにとっても新しい気づきがあり、参考になりました。

プログラム開発でも、こちらの不安をよそに、高い開発スキルを発揮して期限内にプログラムを完成させていました。目的やシステムの全体像を把握した上で要件の確認や調整・引き継ぎをするなど、通常のプログラミング学習ではなかなか体験できない実業務の一部を知ってもらえたと思います。

実習の利用環境は

実習では社内のネットワークには接続せず、研究用の独自ネットワーク環境(ラボ環境)を使いました。VPN(仮想ネットワーク)接続用と、クラウド上に構築した実習用サーバのログイン用のアカウントをそれぞれ準備し、アクセスできる範囲を必要最低限に設定。その上で、各自のパソコンから実習用サーバにリモートで接続してもらいました(図1)。

オンライン・インターンシップにおける利用環境の概略図
図1 オンライン・インターンシップにおける利用環境の概略図

実習生はラボ環境にVPN接続して調査・分析や開発に当たりました。社員はオンライン・インターンシップ中も、クラウドOffice365を使って通常業務をこなすことができました。

実習生に好評だったのは

一日の大まかなスケジュールはこうです。合間にも必要に応じて随時、コミュニケーションをとっていました。

10:00 朝会(15分)
15:00 雑談タイム(30分程度、後述)
夕方 テーマ別に社員と実習生が意見交換(適宜実施、1時間程度)
17:30 作業報告をして終業
10:00 朝会(15分)
15:00 雑談タイム(30分程度、後述)
夕方 テーマ別に社員と実習生が意見交換(適宜実施、1時間程度)
17:30 作業報告をして終業

やり取りにはコミュニケーションツール「Microsoft Teams」をフル活用しました(図2)。

コミュニケーションツール「Microsoft Teams」のビデオ通話機能を使った朝会の様子
図2 コミュニケーションツール「Microsoft Teams」のビデオ通話機能を使った朝会の様子

テレワークで仕事をするようになって分かったことですが、対面での仕事に比べるとコミュニケーションはどうしても不足しがちです。そのため、研究所では普段から30分程度の「雑談タイム」を設け、メンバー間のコミュニケーション不足を解消する工夫を取り入れています。実習生にもこの"場"に参加してもらい、意識してコミュニケーションを図るようにしました。この雑談タイムがとりわけ評判がよかったです。

オンライン開催、実習生のメリットは

いざインターンシップをオンライン化してみると、実習生、受け入れ社員ともにメリットが大きいことがわかりました。

実習生にとっては、遠隔地に住んでいても気にせず参加できることが最大のメリットです。大学の講義やゼミと日程が重なるからインターンシップに参加できない、ということもありません。実際に今回、大学で講義を受けながらインターンシップに参加した実習生は、講義の時間になると実習を抜けていました。インターンシップをオンライン化すると、講義かインターンシップかの二者択一ではなく、「講義もインターンシップも」が可能なのです。

実習生からの感想には、「テレワークだったこともあり、リラックスして実習に挑めた」というものもありました。
職場に赴いての実習では服装をどうしようかと迷ったり、人によっては緊張しすぎてしまったりするものですが、普段の自分の状態でいられたため実習に集中できたそうです。これもオンラインならではの良さでしょう。

他にはこのような感想もありました。

「休憩のタイミングや業務の進め方などで戸惑いもあったが、テレワークを体験でき、とても有意義だった」
「会社説明会や1dayインターンシップでは感じられない、現場の和やかな雰囲気を感じることができた」

コミュニケーションの仕方はさらに改善の余地がありますが、私たちがインターンシップを開催した目的はちゃんと伝わったように思います。

受け入れ側のメリットは計り知れない

一方で、私たち受け入れ側のメリットは? 
結論から言うと、現場の負荷が大いに軽減され、オンライン化の効果は計り知れないのものとなりました。

職場に実習生を受け入れる場合は、こまごまとした手続きや関係各部門との調整が発生します。例えば、会議室の確保。社内でもなかなか空きがない会議室を2週間にわたって押さえなければなりません。また、職場の入退室の権限を一時的に付与するなど、物理的なアクセス権限も配慮する必要があります。

主催者ゆえのこうした業務は、多少なりとも労力を要し現場に負荷をかけます。しかし、オンラインでの実習だけなら会議室はもちろん必要ありませんし、アクセス権限もネットワークやシステム面だけで済み、物理的なアクセス権限は配慮しなくてよくなります。負荷になるはずだったことがオンライン化により"自然消滅"したため、現場の不安はかなり小さくなりました。

時間をフレキシブルに調整できる点もオンライン開催の大きなメリットです。「実習生を受け入れる2週間は通常業務が回らないのではないか」との不安も、オンライン化によってインターンシップと通常業務を同時並行で進めることができ、解消しました。コミュニケーションの時間も取りやすく、全体的に余裕をもって取り組めました。今後のオンライン開催では参加定員をもっと増やすことができそうです。

オンライン開催ゆえの課題も

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自己診断サービス『自診くん』

オンライン・インターンシップでは、テレワーク同様にエンドポイント(パソコン)のセキュリティ対策が求められます。今回は実習に先立ち、ラックが開発した「自診くん」を使って実習生個人のパソコンのセキュリティチェックをするなど、社員が会社のパソコンを外に持ち出す際の社内ポリシーに沿って各自セキュリティ対策を講じてもらいました。

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自己診断サービス『自診くん』

もう少し準備期間に余裕があれば、よりセキュリティに配慮した環境が実現できたと考えています。例えば、クラウド上のラボ環境に実習用のワークステーションを置き、リモート接続ツール「TeamViewer」とセットで実習生に提供するなどです。そうすれば、開催する側と実習生ともにより安心・安全な環境で実習に取り組めたでしょう。これは次回以降の課題です。

オンライン開催のネックは、会社全体の様子や雰囲気が伝わりにくいことです。来社しての実習なら関連部門以外の社員の様子も自然と目に入り、会社全体の雰囲気を肌で感じられますが、オンラインではそれがかないません。今回の実習生の場合は全員が今年2月に実施した1dayインターンシップに参加しており、社内見学のほか、研究所で働くリサーチャーとの交流の機会があったのでまだよかったのですが、今後の開催の際は念頭に置いておかなければならないと考えています。

実習生と共に創り上げた"新しいカタチ"

2週間のインターンシップはあっという間でした。視覚障がいのあるメンバーが多く所属する研究所として、私たちの活動に触れていただくことで、同じように視覚障がいがある学生の皆さんのキャリア形成支援や活躍の場を広げる貢献ができればと考えたのがこの企画の出発点でした。結果的に、実習生の皆さんとともに"新しいインターンシップのカタチ"を創ることができ、大変有意義な経験となりました。

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実習生の皆さんには、「会社に毎日通って社員の身近で業務に当たる」という機会を提供できず、少し申し訳ない気持ちもあります。それでも、テレワークという"ウィズコロナ"時代の働き方を見据えた「時間」と「空間」を提供できたのではないかと考えています。研究所では今後も、今回のようなオンライン・インターンシップを継続していくつもりです。

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この記事をご覧になっている皆さんの組織でも開催を検討してみてはいかがでしょうか。開催する側にも参加する学生さんにも、新しい発見が必ずあるはずです!

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