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2020年04月30日 | ラックピープル

新型コロナウイルス対策で新卒入社式はどうなる?IT企業ラックの入社式と新入社員研修とは?

更新:2020年5月1日

こんにちは、広報の光賀です。

新型コロナウイルスの感染が拡大する2020年4月、ラックは104名の新入社員を受け入れました。

大人数が一堂に会する入社式は、密閉、密集、密室の「3密」ため、避けなくてはなりません。今回の記事では、日々状況が変わり、異例の対応を迫られた人事チームの奮闘をご紹介します。

新入社員の女性

余談ですが、私自身今年の4月1日に中途入社して、入社2日目からリモートワークが決定していました。入社当日は、オリエンテーション後の3時間くらいでPCと携帯電話をセットアップしなくてはならず、半泣きで上司に助けてもらいました。今も慣れないリモートワークに四苦八苦しながら、この原稿を書いています。

リスクマネジメントの基本に立ち返る

急遽決まった入社式の延期、リモート研修対応で現場が特に苦慮したことは、急速に変化する感染拡大状況に合わせたタイムリーな対応をとらなくてはならない点でした。今日決めた内容が明日には変更を余儀なくされ、実施直前まで内容を決められなかったりする事態が多発しました。
目まぐるしく変わる対応方法を確認していく中で、やりとりする情報の食い違いも多く発生し、どれが正しい情報かを確認する作業も現場の負担を増やしていったのです。

そこで、いつまでに何を決めなくてはいけないのかをよりシビアに見極め、緊密なコミュニケーションを取り合い、不測の事態でも最高のパフォーマンスを発揮できる仕組みづくりを、改めて見直していきました。

リスクマネジメントの基本は、最悪な事態を想定してそこから緩めること。
人事担当者の言葉は、日々サイバーリスクと向き合うラックの姿勢そのものと感じられます。

入社式とリモート研修の準備

それでは、実際に入社式と研修の準備はどのように行われていったのでしょう。

例年ラックの入社式は、一つの会場に新入社員全員を集め、社長の講話や一人ひとりへ辞令の手渡しを行いますが、今回は異なるかたちで行わざるを得ません。検討段階で様々なプランが練られていく中、刻々と変わる感染拡大の状況に合わせて実施の方針も変更していきました。

度重なる変更がありつつも、ラックとして入社式をどうするか少しでも早く決める必要がありました。地方から来てもらう新入社員は航空券や宿泊先を確保しなくてはならないからです。

検討を進めた結果、入社式のぎりぎり1週間前に方針が決定しました。
残念ですが4月1日の入社式はコロナウイルス対策で落ち着くまで延期することに決まりました。

新入社員はテレワークで研修が出来る環境づくりと、人事とコミュニケーションできる環境づくりのため、入社日はオリエンテーションに参加し、パソコンと携帯電話を受け取りセットアップすることとなったのです。

3密を避けるため、2名掛けを1名で互い違いに着席
3密を避けるため、2名掛けを1名で互い違いに着席
別の会場でも十分な間隔をとって着席
別の会場でも十分な間隔をとって着席

当日、今年の新入社員104名を5つの部屋に20名前後に分け、社長講話はライブ配信で行うことで「3密」を避けて開催しました。

ライブ配信で行われた、社長による講話
ライブ配信で行われた、社長による講話

一方、新入社員研修の準備も同時進行でコロナウイルス対策に振り回されます。リモートで研修行うことが決まったのは、今年の3月初旬でした。担当者は本当にできるのか困惑しつつ、残された時間の少なさに焦ったそうです。とはいえ、立ち止まっている余裕はありませんので、リモートで研修を行う環境を整えるところから準備を始めました。

研修を依頼した企業へは、外部からラックのネットワークに接続が可能なのか確認が必要です。また、リモートで研修を行うとなると、受講生が受け身になりがちな点が課題の一つです。毎年行ってきた対面での研修と同じゴールへ導くために、オンラインでグループワークを行う方法や、講師と受講生の双方向コミュニケーションを確保できるツールは何かなども検討して調整を行いました。

新入社員に対しては、自宅でリモート環境を利用できるネットワークがあるかを確認し、ネットワーク環境がない人は携帯電話のテザリングを利用することになりました。しかし、テザリングだとすぐに契約プランのデータ容量を超えてしまいかねません。総務部門と相談し、テザリングしても容量を超えない契約プランに変更してもらいました。自宅のネットワーク環境は人それぞれなので、確認段階が本当に大変だったのです。

なお、コロナウイルス感染拡大が収束したら通常研修に戻りますが、そうでない場合は最後までテレワーク研修になる可能性があります。人事の教育担当は先の見えない中で、様々な対応を迫られました。

リモート研修は実際どのように行われているのか

当社が行った新入社員のリモート研修をご紹介します。

座学の講義は、グループチャットツールであるMicrosoft Teamsで行うことになりました。受講生が受け身になることを避けるため、講義の後は必ずグループワークを行い、アウトプットをしてもらっています。

このグループワークを行うためには、Teams上でチームを作ります。チームメンバーとはチャット機能、音声通話機能、ビデオ通話機能でコミュニケーションできます。また、画面共有機能を使ってデスクトップ画面全てをメンバーと共有したり、同じファイルに複数名アクセスして共同で作業することも可能です。グループワークの様子は講師が確認し、テストだけでは見えにくい習熟度を図ります。

また、プログラミングのような実践トレーニングの過程では、リモート接続ツールのTeamViewerを使っています。このツールを使うと、講師が遠隔操作で受講生のPCを操作しながら教えることができ、理解を深める助けになります。

研修内容に不安がある受講生に対しては、個別に指導を行っています。1on1ミーティングも随時を行うことで、慣れないリモートの環境や研修内容への焦り、漠然とした不安感の払しょくなどメンタル面をサポートします。

さらに、リモートでの研修が続くとコミュニケーションが不足しがちになるので、Microsoft Teams上で「新人応援チャンネル」を作りました。これはラック社員全員が見られる掲示板の一部で、誰でも自由に書き込みができます。新入社員が自己紹介を書き込むと、他のメンバーから様々なコメントが付きます。出身地や出身校、恩師、趣味などの共通点があるとコメントしやすくて盛り上がりやすいようです。普段の対面ではほとんど会話する機会がないようなメンバーからコメントが付くこともあり、オンラインだからこその面白さがあります。

さいごに

リモートでの研修や、メンバーとのコミュニケーションには慣れましたか?
私自身、社内外の打ち合わせをグループチャットツールで開催することや、業務自体を完全にリモートで取り組んだことが初めてで、最初の頃は戸惑いが大きかったです。

そして、今回の新型コロナウイルス対策をきっかけに、これからの働き方は大きく変化していくように感じました。仕事の進め方や働き方の概念、コミュニケーションの方法など、今までとは異なることが当たり前になっていくでしょう。

ちょうど変化の潮目の中で、皆さん一人ひとりが見出した便利な方法、違和感を感じたことによる改善策など、ぜひ周囲のメンバーと共有していってください。小さな気付きの積み重ねが、自身の部門や会社、業界全体、大げさかもしれませんが社会を変えていくきっかけになります。

現在の環境の変化をマイナスに捉えず、より良くしていく機会と捉えてこれからも頑張っていきましょう。

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