【セミナーレポート】オフィス回帰で考えるアフターコロナのオフィスのあり方

コロナ禍では在宅勤務が推奨されながらも、一方で対面でのコミュニケーションの大切さが改めて重視されています。社員がオフィスに回帰する企業が増えている中、オフィスをただの出社場所に留めず、オフィス空間の有効活用やコミュニケーション・ディスカッションを活発にする創発の場に変化させる動きが目立っています。

そこで、今後のオフィスのあり方やオフィスの改善をテーマに、テクノロジーとデザインの力でオフィス空間を改善するTRENCH社、監視カメラや入退室管理システムなどの物理セキュリティシステムのセキュア社とラックの3社が、新たな働く空間を模索するオンラインセミナーを開催しました。記事ではその内容の一部をご紹介します。

新たなオフィス像とは？

TRENCH社の山本 晃弘氏に、オフィスに対する認識と目的の変化、オフィスの再定義のポイントについて紹介いただきました。

山本氏は、リモートワークが進み場所に囚われず個人単体で働ける時代になったことにより、リアルなコミュニケーションの場を求める声が増えていると話します。オフィスに求める価値について様々な企業に調査したところ、「コミュニケーション」「エンゲージメント」「創造性」というキーワードがピックアップされました。

これらのキーワードは、従来の画一的なオフィス環境から得られるものではないため、社員が求めていることに合わせて各社ごとに設計する必要があると言います。他社の事例をそのまま当てはめても通用せず、目指すミッションを達成するためには、オフィスがどういった機能を果たすべきか改めて見直し、自社に合う形を探らなければ社員の共感と納得が得られず、機能しないということです。

TRENCH社は、"『ビジョンを叶えるオフィス空間』をデータドリブンにデザインする"をコンセプトに、データから各社に適した空間設計やコンセプトを導きます。機能的でデザイン性が高いことはもちろんのこと、コミュニティ形成の支援までを行っています。

オフィス回帰後の問題点

セキュア社の荒牧 和人氏は、テレワーク化が進んだ後のオフィス回帰の流れと、それにともなって発生した問題について触れました。

コロナ禍になりテレワーク化が進みましたが、「コミュニケーション」「企業マネジメント」「個人」の3つの点で問題を感じることが増えました。

これらの弊害を解消するために、コロナ禍にオフィス回帰を進めた企業がありました。社員の相互作用を生むために、フリーアドレス化を進めている企業もありますが、コロナ禍では、固定席に特定部門の出社率が上がった場合、ソーシャルディスタンスの確保が難しくなりました。また、オフィス縮小が進んでいたこともあって、フリーアドレス化を選択せざるを得ない事情もありました。

フリーアドレス化した企業で、社員の出社が増えるようになると、社員がどこにいるのかわかりにくい状況が発生します。これまでのオフィスでは、近くに座った社員を見回して「〇〇さんいますか？」と尋ねるだけで済みましたが、社員がどこにいるかわからない場合、出社しているかどうかすぐには判断できません。誰がどこにいるのかをタイムリーに把握しようとすると、管理に手間がかかります。また、外出先から戻ってきた社員が自社に戻った後に「自分の席ない！」といったことも発生し、出社してもよいものか判断がつきにくいことも起きていました。せっかく出社した社員に不便を感じてほしくないといった配慮と、少ない出社人数のオフィスで起こりうるリスクを最小限にしたいといった想いで、オフィスを改善した事例もありました。

セキュア社では、オフィス回帰の問題解決のアプローチとして、事務所内にカメラを設置して、映像から職場の様子を見て判断すること、入退室の機器のログから専用のソフトウェアで社員を可視化するシステムを導入しているそうです。

オフィスのフリーアドレス化の弊害

オフィスのフリーアドレス化で問題になることは、状況把握の難しさや社員の在席管理だけではありません。ラックの小林から、情報漏洩リスクに関する話がありました。

これまでのオフィスでは、社員が決まった場所で仕事していました。役員や特定の部門、特定のプロジェクトのメンバーは、高セキュリティエリアにいました。しかし、社内をフリーアドレスにしたことで高セキュリティエリアが減り、機密情報を誰かに見られてしまう可能性が増えました。機密情報を持った社員だけが困るわけではありません。偶然、機密性の高い情報を見てしまって気まずくなる社員もいます。機密情報を見る危険を避けたい理由で、役員や部門長、特定部署の周りに社員が近づかなくなってしまっては、創発の場とは名ばかりになってしまいます。

フリーアドレスにした場合の会社側の配慮として、小林からは『顔認証のぞき見ブロッカー』の導入の提案がありました。顔認証技術とパソコン端末のカメラを使って、パソコン画面から覗き見をすると、画面をロックするソフトウェアです。

在宅勤務する場合も、家族に見られて困る情報を扱うことがありますが、常時、社員がパソコン画面の前にいて、無関係の人が映り込まないことが保証されているため、会社としても安心できるのではないでしょうか。

まとめ

以前からオフィスをアイデア創出の場にする動きはありましたが、コロナ禍をきっかけに、オフィスコンセプトの見直しに拍車がかかりました。どこでも働けることは働き方の多様性を追求する上で必要ですが、コミュニケーション不全が起きた企業は早々にオフィス回帰をしています。その時に、オフィスをリアルのコミュニケーションならではの強みを持たせたスペースにしたいという希望が多くあります。

そのためには、会社の目的達成ができるオフィスを定義し、自社にあった安全で快適なオフィスの構築が必要です。オフィス改善のフェーズに合わせて、TRENCH社、セキュア社、ラックの各社にぜひご相談ください。オフィス空間を新たな創発の場として構築していくお手伝いをいたします。

TRENCH株式会社
株式会社セキュア