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テレワークで失った「偶然の出会い」を取り戻せ!仮想オフィス導入のススメ

はじめまして。ラック IT戦略部の細野と申します。皆さんは「oVice(オヴィス)」をご存知でしょうか?

oViceとはインターネット上に設定する仮想オフィスの名称で、テレワーク中でも円滑なコミュニケーションを取るために開発された仮想空間です。oVice株式会社が提供しており、ラックは5月に導入し、全社展開しました。

私は「oVice伝道師」として、導入時から今日まで、あの手この手で社内にoViceを広める活動をしてきました。ちなみに、伝道師(=エバンジェリスト)とは、ITのトレンドや技術について、利用者やエンジニアなどに分かりやすく説明し、啓蒙する人のことを言います。現在も試行錯誤しながら活動していますが、今回はその中で利用者獲得に有効だった施策に焦点を当ててお話します。

仮想オフィスoViceの使用イメージ
仮想オフィスoViceの使用イメージ

なぜ仮想オフィス"oVice"を導入したのか?

テレワークを中心とする働き方が定着する中で、「コミュニケーションロス」という言葉の意味合いに変化が生じてきています。テレワーク普及当初は、コミュニケーションロスによる生産性の低下を懸念する声が多く聞かれました。

しかし、テレワークが常態化した今、生産性は回復してきているにもかかわらず、未だにコミュニケーションロスを課題とする声がなくなりません。それはなぜでしょうか。私はこの理由を、コミュニケーションロスが引き起こす弊害が、以前の生産性の低下から「偶発性の欠落」に変化したからだと考えています。

仮想オフィスで取り戻す「偶発性」というメリット

ラックでは、業務を進める上で中核となるコミュニケーションツールとして、Microsoft Teamsを全社的に利用しています。Teamsを利用することで、チャット、ビデオ会議、通話、ファイル共有など様々なコミュニケーションが取れます。テレワークでの業務に必要なコミュニケーションはこのツールで概ね事足りるのです。

しかしながら、課題もあります。通話やチャットをする相手が業務上必要な相手に限られてしまい、得られる情報も本人が意図的に取りに行ったものだけになってしまうことです。そう、「たまたま目に飛び込んで来た情報がきっかけで素晴らしいアイデアが生まれる」といった、偶発的な出会いの妙がほぼ失われてしまうのです。

こうした偶発性のメリットをテレワーク環境にももたらすために、ラックが導入したのが仮想オフィス"oVice"です。oViceでは、オンライン上ながら「同じフロア」に多くの人が集まり、業務に当たります。上司から別部署の先輩を紹介されることや、別の部署に用事があってたまたまフロアに姿を現した同期の社員と遭遇することもあります。

また、フロアを見渡せば、誰と誰がやり取りしているかを把握でき、近くに居る人の会話が偶然耳に入ってくることもあります。仮想オフィスでも、偶発性の奇跡が生まれるのです。これは実際のオフィスに出社していた時には当たり前に起きていたことです。オンライン中心の働き方ではどうしても代替できなかった、リアルオフィスが持つ大切な要素とも言えるでしょう。

失われた偶発性を取り戻すために、仮想オフィスは重要な役割を果たすツールだと私は考えています。

oViceでの雑談会の様子
oViceでの雑談会の様子

最初の学習コストはたったの15分?

仮想オフィスは業務に直接関わる必須のツールではありません。そうしたツールを導入する際は、いかに学習コストを下げられるかが勝負の分かれ目になります。上記で挙げたTeamsは業務も必須のツールですが、仮想オフィスはそうではありません。

ゆえに利用者がツールを最初に使った時に「分からない」「面倒くさい」といったネガティブな感情を抱いた場合、次に利用する際のハードルがグッと上がります。

逆に言うと「すぐわかる」「簡単」といったポジティブな感情を抱くと、次回利用のハードルは下がります。なので、最初の「学習コスト」を下げて、利用者にポジティブな印象を抱かせることが重要です。

そこで有効だった施策が「はじめて講座」です。はじめて講座とは、仮想オフィスを初めて使う人に向けて、基本的な機能を実践形式で説明するチュートリアルです。この時に大切にしたポイントは、「短時間」「定期」「実践」の3点です。はじめて講座の時間は約15分と短く設定し、導入後2週間は毎日数回決まった時間に、利用者が仮想オフィス上で実際に操作しながら説明する形式(実践)で実施しました。

動画や説明資料の方が効果的だと思われるかもしれませんが、業務に必須ではないツールの場合、残念ながら動画や説明資料を見る人はほとんどいません。これは新しいゲームを始める時に、チュートリアルはやっても、説明書は必要に迫られなければ読む気にならないのと同じだと私は考えています。なので、仮想オフィスも同様に、はじめて講座というチュートリアルを用意することで、利用者が自主的に使い始めるような仕掛けづくりをすることが、利用者獲得に効果的です。

伝道師という名の「何でも屋さん」

あなたがもし仮想オフィスの導入担当であれば、社内で「伝道師」を任命することをお勧めします。かく言う私が、oVice伝道師として日頃から四苦八苦しているのですが、当事者だからこそわかる、仮想オフィスに伝道師が必要な理由は以下の3つです。

常に仮想オフィスに居る

仮想オフィスは人が居てこそ成り立つツールです。だからこそ、そこに行けば「常に誰かがそこに居る」という状態を作る必要があります。それを率先して担うのが伝道師の役割です。

困ったときに頼れる存在

ツールの導入にトラブルは付きものです。トラブル発生時にどこの誰に質問したらいいのかが明確になっていないと、利用者はストレスを感じます。伝道師がいることで、困ったときに頼れる人の存在を明確にできます。

利用者の声に即時対応する!

仮想オフィスに興味関心があるからこそ、利用者は要望を言います。だからこそ、伝道師がその要望をいち早くキャッチし、できることから即時対応していきましょう。レスポンス良く要望が通ると、利用者は「ツールを育てている」という気持ちを抱いてくれます。それにより、他人事だったツールを自分の関心事としてとらえて、より頻繁に使ってもらえるようになります。

もし、あなたが仮想オフィス導入を検討しているのであれば、導入時に伝道師の任命を忘れないでください。そして可能であれば、「伝道師の弟子」を増やして、伝道師チームで仮想オフィスの利用促進に取り組んでみてください。

oViceで開催された一大イベントに利用者は大注目!

従業員の注目を集めるようなイベントを打ち出すことは、利用者獲得に爆発的な効果があります。仮想オフィス導入後、利用者獲得のために、懇親会や雑談会など様々なイベントを全社向けに実施してきました。はじめのうちはイベントで順調に利用者を獲得できていましたが、回数を重ねるごとに参加者は固定化され、頭打ちになります。次第に、新規利用者獲得が難しくなってきていました。

そんな中、oViceでCEOを務めるジョン・セーヒョンさんにオファーを出し、ラック社長の西本との対談が実現しました!実際に社内で利用しているツール、かつ今成長している企業のCEOに直接話を聞けるこのイベントは、社内でも注目を集めました。oViceの参加者数と新規利用者の獲得に大きく貢献しました。

ついに実現!oVice CEO ジョン・セーヒョン様とラックCEOの社長対談!

この対談は、西本が昼休憩時の情報発信として行うラジオ「どらじお」に、ジョンさんがゲスト出演する形で実現しました。仮想オフィスのレイアウトも実際のラジオブースのように変更し、まるでリアルに実施するラジオの公開収録のような形式で行われた対談です。社長のラジオの中でも、過去最高リスナー数を叩き出すという大盛況のイベントとなりました。

対談中、oVice CEOの生の声を従業員が直接聴いたことで、社内で仮想オフィスが注目され、利用者に興味を持ってもらうきっかけになりました。

対談の様子
対談の様子

成功と失敗を繰り返した挑戦の日々

5月の仮想オフィス導入後、ラックで実際に効果があった施策にフォーカスしてお話しました。今回の内容が、テレワークでのコミュニケーションロスに悩んでいる人や働き方改革の推進に行き詰まっている人に、仮想オフィスを知るきっかけや、導入を検討するきっかけになれば幸いです。

そして、もしあなたが仮想オフィスの導入担当であれば、

  • 最初の学習コストを下げること
  • 伝道師を任命すること
  • 社員が注目せざるを得ないイベントを打ち出すこと

の3つを実践してみることをお勧めします。

今回の記事では有効だった施策についてお話ししました。この裏にはたくさんの挑戦と失敗、小さな成功が積み重なっています。次回は、そんな仮想オフィスへの挑戦の日々を成功と失敗の両面からご紹介します。

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