受講して気付いたオンライン研修成功のコツ

初めまして。入社1年目の本居です。

2021年の春に入社した私たちは、授業や就活をはじめ、ラックの入社面接、入社式、新人研修をすべてオンラインで行ってきました。最初はオンラインでのコミュニケーションに戸惑うこともありましたが、様々な場面で試行錯誤をしながら少しずつ慣れてきたと思います。そこで、私たちが今年度のオンライン新人研修を成功に導くために行ってきた工夫をご紹介します。

距離が縮まったTeamsのカメラオン

新人研修はTeamsのカメラ機能を常にオンにした状態で行われました。これが思っていた以上に社員同士の心理的距離を縮めてくれたのです。

入社当時、私は同期社員の顔と名前を覚えるのが大変そうだと不安に思っていました。しかし、カメラ機能を使うと、会議参加者の映像の左下に名前が表示されます。会話をしている際にも、発言している人がハイライトされるため、苦労せずに同期社員の顔と名前を全員覚えることができました。

また、カメラ機能を使えば音声で伝えるほどではない軽い同意や反応をジェスチャーで伝えられます。互いの些細な様子を見られたので、自分が話者になった時も安心して話せました。

オンラインならではのツールで盛り上がる

オンラインであれば、チャット機能やリアクション機能を使ったやり取りを通して、コミュニケーションが活発になるという効果を実感しました。

講義中はチャット機能を使って質問が投稿されました。チャット機能を使えば、講義中であっても進行を妨げることなく質問を投稿することができます。さらに、受講中に投稿された質問が後の演習で役立つキーワードだったりすることもあり、講義の振り返りにも大いに役立ちました。

一方、自己紹介や発表会などの交流の場では、チャットが目で追い切れなくなるほど盛り上がることもありました。わざわざ発言するほどでもない呟きや場を和ませる冗談などを発信したり、他の人の発信に対して「なるほど」「面白い」「同じことを思っていた」などの感想をリアクションで返したりしました。

ちょっとした呟きを多くの人が拾えるのはオンラインならではの良さだと思います。チャットのタイムラインがみるみる増えていくのを見ていると、画面越しに沢山の人が繋がっていて、それぞれが色々なことを思っているのだなと感じました。

オンラインだったからこそ強く意識したコミュニケーション

オンライン研修はツールを駆使すれば万全、というわけではありませんでした。最も大事なのはむしろ、コミュニケーションをとろうとする積極性です。

研修では、5～6人のチームを作り、演習を行っていました。メンバーは約2週間ごとにシャッフルされ、作業の進め方もチームにより様々です。全員が同じ作業を行う課題が与えられた場合、メンバー同士で足並みを揃えるチームもあれば、個人のペースで作業を進めて、わからない部分があればわかる人が教えるチームもありました。

やってみて苦労したのは、各メンバーの進捗確認でした。対面であれば、他のメンバーの様子を見に行けばいいのですが、オンラインではカメラには顔しか映っていないので、手元の作業の様子がお互いにわかりません。メンバーの進捗把握は、会議ツールの機能だけでは解決できない課題でした。

初めのうちは、誰かが作業終了のタイミングや終了時間前などに「どこまで終わりました？」と声掛けをしていました。すると、声をかけた時には随分前に全員が作業を終えていた、わからない部分を自力で考えている人がいたなんてことも......。

そこで、効率よく進捗確認をするために、チーム内で進捗報告の時間を予め決めておくことにしました。作業終了時だけでなく、段階的に進み具合を確認するためです。しばらくすると、報告の時間でなくても自然と各々が「ここまで終わりました」と自発的に発信し、スムーズな進行管理ができるようになりました。

自ら進捗状況を発信していくことは、対面での勤務が始まったとしても仕事の効率化に活かせます。周囲の雰囲気を肌で感じ取ることができないオンライン研修だからこそ、意識して成長できた一面だと思います。

さいごに

研修が全てオンラインなんて可哀想という声を聞くことがありますが、そんなことはありません。オンライン研修だったからこそ話せた人がいて、成長できた部分もありました。PCを閉じればプライベートに一気に切り替わるので新生活にも慣れやすく、周囲が思うほど負担は感じていません。

研修を通して、会議ツールの有用さと同時にツールの限界も知りました。どれだけ便利なツールを使っていても、使う人が積極的に参加しようという姿勢や、環境が違う相手への思いやりが無ければ効果は発揮されません。オンライン研修の成功の秘訣には、社員同士の働きかけが大事だと思いました。

最後になりましたが、研修担当の方の手厚いサポートや、同期社員に支えられてよいスタートが切れたことに感謝しています。リモートワークはもうしばらく続きそうですが、オンラインであることを利用した新しいコミュニケーションの方法を考えながら、より働きやすい環境を作っていきたいです。