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株式会社ラック
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電子署名のハードルとなる「課金問題」を解決、Boxの標準アプリケーション「Box Sign」で当たり前の機能に

電子証明といえば、DocuSign、Adobe Signのようなグローバルのソリューションから、日本でもCloudSignなどが広く利用されています。
官公庁・地方公共団体との契約などでも電子署名が利用できるようになり、今後、ユーザーが増えていくのは間違いありません。

これらのサービスは、可用性も十分であり、長い実績から使い方もこなれています。日本の商習慣にも対応してきました。しかし、問題が1つだけあります。それが課金です。

この記事では、課金の問題をクリアにする法人向けのコンテンツ管理プラットフォームとして、オンラインストレージ大手のBoxが提供を開始した無償の新機能「Box Sign」を利用した電子署名を紹介します。

Boxとは?

Boxは、クラウドベースでファイルなどを管理する法人向けのコンテンツ管理プラットフォームです。コンテンツの保護や共有をするための細かなアクセス制御、電子透かしの技術に代表される機能をはじめ、セキュリティやコンプライアンス、ガバナンスにかかわる機能を多く有しています。

容量は無制限ですので、あらゆる"非構造データ"を保存することで、ユーザビリティとセキュリティを両立させることができます。

Box Signリリース

Boxを提供するBox社は2021年11月、新機能としてBox Signをリリースしました。

これは、Box社が2021年2月に買収したSignRequestの製品がベースになっています。買収当時は追加コストが発生するオプション製品として提供するのではないかと私は予想していましたが、実際にはBusinessプラン(=法人契約)を契約していれば無償で利用できるものとしてサービスが開始されました。(2022年1月現在)

既にBoxを契約している企業であれば、課金を気にせず、電子署名機能をフル活用できます。全社員で何回署名しても、ライセンス費用に含まれます。

冒頭に記載した「課金の問題」を、解決してくれるものとなりました。

ユースケース

現時点のBox Signには、他社製品と比べると不足する機能がありますが、ラック社内に絞って見てみると、以下のように多くの場面で活用できると考えられます。

  • 入社時の誓約書
  • 機器貸与時の誓約書
  • テレワークにおける自宅での機器受領書

一般に、機器貸与時の誓約書の場合、「情報システム利用時のルールを守ります」といった誓約書を交わします。書面や社内ワークフローなどを使ったシステムで申請するケースが多いと思われます。しかし、ワークフローの場合、法的に同意したとみなされる「電子署名」と言えるのか難しいところです。

同様に、法的な同意の有無が問題となる入社時の誓約書について、Box Signを使った電子署名を利用する際の流れを説明します。

実際のBox Signの設定:「入社時の誓約書」

Box Signを使うには、はじめに契約書フォーマットファイルのPDFまたはWordファイルをアップロードする必要があります。今回はサンプルとして、入社時の誓約書をWordで作成し、Boxにアップロードします。

Step1 誓約書の作成

1. 誓約書をMicrosoft Wordで作成し、Box Signにアップロードします。

Box SignにWordで作成した誓約書をアップロード

2. Box Signはメニュー左タブの「Sign」から使うことができます。右上の[新規リクエスト]をクリックします。

Sign、新規リクエストをクリックでBox Signを使用開始

3. 先ほどアップロードした誓約書を選択し、[続行]をクリックし、署名リクエストの設定画面へ移動します。

誓約書が選択された新規リクエスト画面で続行をクリックする

4. ここでWordファイルは自動的にPDFに変換されます。この画面で署名の順序、誓約書の項目を埋める、相手に届くメール通知の文言を設定することができます。

誓約書がPDFに変換されて表示

5. 今回は次のように設定しました。

誓約書に、相手に入力してもらう欄を追加

相手に入力していただく誓約書の記入日と住所、氏名の欄を編集しました(青枠)。自分の入力が必要な箇所がある場合は、オレンジの枠を追加します。ここでは各種入力欄の追加、宛先の設定の2つを行いました。

6. リクエストの準備ができたので[リクエストの送信]をクリックし、署名リクエストを送ります。

リクエストの送信をクリック

Step2 署名の実行

1. 署名依頼された人(リクエスト受信者)には、次のようなメールが届きます。[ドキュメントをレビュー]をクリックします。

届いたメールのドキュメントをレビューをクリック

2. 受信者が署名し、[署名して完了]ボタンを押すと署名タスクが完了します。

表示された誓約書を入力し、署名して完了をクリック

3. 署名が完了すると、双方が署名ログをダウンロードできるようになります。

リクエストが完了しました画面

4. 署名作業は完了です。署名タスクの進捗やログはすべてBoxで管理されます。

Boxで進捗やログを確認可能

Step3 署名されているかの確認

正しく署名されているか、PDFファイル本体を見ていきましょう。

1. 署名されたファイルをダウンロードします。

Boxの画面からドキュメントをダウンロード

2. Adobe Acrobat Reader DCでファイルを開き、上部にある[署名パネル]ボタンをクリックします。

PDFファイルを開いたAdobe Acrobat Reader DCで署名パネルボタンをクリック

3. 署名されており、改ざんされていないことがわかります。

署名の表示

最後に

既にBoxを契約済みの企業なら、電子署名を気軽に使えるというメリットがあるため、ぜひBox Signを活用したいところです。今後、DXとして電子署名に取り組む企業にとっても、有力な選択肢となるでしょう。

現時点では、全社員に署名を依頼する「一斉配信」の機能がないなど、不足部分もありますが、多くのプラットフォーマーと同様に、Boxもロードマップには多くの機能リリースが計画されています。今後のアップデートも期待できます。

ただし、既存のソリューションに比べると、Box Signは運用や設定を工夫する必要がありますので、BoxやBox Signの活用を検討する際には、ラックが不明点の把握を含めてお客様と一緒に解決方法を検討します。

また、その他iPaaSやRPAソリューションとの連携、Boxのログから可視化などの支援も可能ですので、お気軽にラックにご連絡ください。

「BoxやBox Signの活用」に関するお問い合わせ

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