Power Automateによる業務フロー自動化で従業員が輝く〜Windows 10ユーザー無償化でも注目

昨今、様々な企業がRPA（Robotic Process Automation）を活用して業務の自動化に取り組んでいます。例えば、Excelで管理する各店舗の売り上げ情報を毎日コピーして集計するなど、単純な作業を自動化することで、それを担当していた経理担当の従業員は、アイデアを生かすなど独自のスキルを発揮して、より生産性の高い業務に従事できます。

また、間違いの許されない単純作業から解放されることによるストレスの軽減効果も、決して小さくないと言われています。自動化は、単なる生産性向上だけでなく、従業員を輝かせる効果があるようです。私の所属する福岡事業所でも、製品の問い合わせ業務の作業過程で、問い合わせ内容の翻訳を自動化しています。

現在の問い合わせ代行に対する業務フローは次のようになっています。

この作業の中の太枠部分を「Power Automate」というツールを活用し、自動化することで、24時間365日対応できるようになります。また、作業工数を削減できたことで、作業1件に掛かる時間が以前の13分から、30秒にまで短縮できました。

Power Automateとは

Power Automateは、米マイクロソフト社が提供する、業務の自動化を実現するためのサービスです。よく利用するアプリやサービスとの間に自動化されたワークフローを作成し、ファイルの同期通知の受信やデータの収集などができるようにします。

利用できるサービスはマイクロソフトのTeams、Excel、Outlookをはじめ、TwitterやInstagramといったSNSなどともつなげることができ、接続できるアプリは150を超えます。さらにAPIも接続できるため、自動化の対象となる多岐にわたる業務フローに対応できます。

さらに、マイクロソフトは、2021年3月に開催したオンラインイベント「Microsoft Ignite 2021」で、Windows 10ユーザー向けに無償でRPA機能を提供すると発表^※しました。業務フロー自動化へのニーズが大きいことが分かります。

※ マイクロソフト、RPA機能を「Windows 10」ユーザーに無償提供 - ZDNet Japan

Power Automateを使用した自動化の例

では、Power Automateを活用することでどのようなことが実現できるのでしょうか。例えば以下のような例が挙げられます。

• SharePoint上に新しいファイルが作成されたときにメールを受信する
• Teamsのメッセージをリマインドとして何分後かに通知する
• Twitterの特定メッセージをExcelに保存する

のように、日常的な業務の中で行っている作業を自動化できます。

自動化することによるメリット

業務フローを自動化することで、以下のようなメリットが得られます。

① 生産性の向上

自動化することで24時間365日対応できるようになり、人を介さずに業務を継続できます。前述した「問い合わせフロー」のように、作業にかかる時間を大幅に短縮することもできるため、単純作業の時間を削減し、人が判断しなければならない業務に時間を割けるようになります。

② 人為的ミスの削減

人が行う作業にミスはつきものです。さらに、長時間にわたり人が単純作業を続けていると、ミスはなお起きやすくなります。しかし業務を自動化することで、人為的ミスは削減できます。

人手不足という課題を自動化が解決へ

人口減少などを背景に人手不足が加速する中で、業務自動化の需要は高まっています。単純作業の増加によって、人的リソースが不足するといった課題は、自動化によって解決できます。

業務フローの改善を図り、「自動化を導入したい」というご要望がありましたら、ぜひラックにお問い合わせください。